Trabajo Colaborativo: 10 Herramientas infaltables

por | Mar 28, 2020

Trabajes remotamente o en una oficina, hoy no podés concebir un trabajo colaborativo sin las herramientas correctas.

En ASERTO trabajamos activamente entre todos los miembros, y para eso, requerimos de herramientas que nos permitan agilizar y compartir nuestros avances y archivos.

Sin estas herramientas, trabajaríamos de manera aislada, aún estando en el mismo lugar. Dependeríamos de pasarnos un archivo en un pendrive o mirar nuestras agendas de papel para saber cuándo tiene una reunión uno u otro integrante para poder hablarle.

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo perdés en cada una de estas situaciones?

Hay dos puntos positivos en este tema:

  1. Si te haces la pregunta que planteamos recién, vas a poder dimensionar dónde estás hoy.
  2. Sabiendo dónde estás parado hoy, vas a poder cuantificar cuánto vas a mejorar tu trabajo colaborativo con las herramientas que te vamos a dar.

Hoy te traemos 10 herramientas, separadas en 6 categorías.

 

1 Google Suite o G-Suite

Como no podía ser de otra manera, Google está primero en este listado de trabajo colaborativo, principalmente porque nos trae muchas herramientas para trabajar en equipo.

Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Meet, Hangouts, Google Drive, son sólo algunas de las herramientas que Google Suite tiene para ofrecernos que nos permiten almacenar archivos, gestionar nuestra agenda, emails, realizar videollamadas.

Lo más importante, es que todos los miembros del equipo tienen acceso a un mismo lugar, simplemente con su email de gmail.

Todos pueden compartir sus agendas y saber en qué momento un compañero está disponible. Si hay que trabajar en un documento, muchas personas pueden hacerlo de manera simultánea y agilizar la tarea.

En fin, es en lo primero que tenés que pensar si querés mejorar el desempeño de tu equipo.

 

2 Gestión de Proyectos: Asana/Trello/Monday

Estas aplicaciones complementan G-Suite, porque tienen el foco en gestionar los proyectos de la empresa y las tareas del equipo para llevar esos proyectos adelante.
Sus versiones gratuitas son muy potentes y si queremos más prestaciones, podemos avanzar hacia una versión paga.

La posibilidad de saber qué tareas deben realizarse, por qué persona y en qué momento debe entregarse, van a permitirte ahorrar tiempo y disminuir la procrastinación.

En ASERTO trabajamos con ASANA (que además permite integrarse con Google Calendar), pero vos podés elegir la que mejor se adapte a tu estilo.

 

3 Videollamadas: Zoom/Google Hangout

Algo importante es que la comunicación debe ser cara a cara, y muchas veces nos encontramos en una situación donde no podemos trabajar de esa manera con nuestro compañero de trabajo. En el caso de que tengamos reuniones con clientes, también debo priorizar este tipo de comunicación por sobre la comunicación telefónica, para poder tener toda la atención de la persona a la que le estoy vendiendo.

Además de Google Hangout, que se encuentra dentro del paquete de G-suite que comentamos más arriba, una gran alternativa para videollamadas es Zoom.

Esta herramienta es gratuita (cuenta con planes pagos en caso de requerirlo) y también puede vincularse con Google Calendar.

Otros beneficios:

  • Las reuniones pueden tener hasta 100 participantes
  • Reuniones 1 a 1 ilimitadas
  • Límite 40 minutos en reuniones de grupo
  • Número de reuniones ilimitadas
  • Compartir pantalla para presentaciones
  • Acceso Desktop y Movil.

 

4 Almacenamiento de archivos: Dropbox/Google Drive

No dependas exclusivamente de los discos externos y los pendrives. No los vas a tener a mano o se pueden perder o romper. La mejor opción es subir todos los archivos a la nube para que estén disponibles todo el tiempo y para todos!

Dos de las opciones más utilizadas son Dropbox de Microsoft y Drive de Google (que además se integra con todas las herramientas de G-Suite).

En el caso de Google Drive, contás con 15Gb de espacio y si necesitás hacer un upgrade, podés acceder a planes mensuales y anuales que no representan un gran costo.

 

5 Comunicación en Proyectos: Slack

Si Asana (en el caso de ASERTO) es la herramienta para la gestión de proyectos, Slack es la herramienta por excelencia para la comunicación del equipo enfocado en cada uno de esos proyectos.

Permite una comunicación entre los diferentes miembros de un proyecto por ejemplo, trabajando de manera aislada entre el chat principal del proyecto y otros chats de tareas específicas, en función de no entorpecer el workflow.

Los proyectos pueden ser públicos o privados y tiene la posibilidad de integrarse con ASANA.

 

6 Envío de archivos: WeTransfer

Además de herramientas de almacenamiento como Dropbox y Google Drive, contamos con otras que nos permiten un envío único de archivos a personas específicas.

Este es el caso de WeTransfer que permite enviar archivos a otra personas desde su web, con un tope de 2Gb en su versión Free. El archivo queda almacenado en su servidor 2 semanas para que la otra persona tenga tiempo de descargar el archivo, y luego se elimina automáticamente.

En el caso de su versión paga, podemos enviar hasta 20Gb.

 

 

Esperamos que estas herramientas de trabajo colaborativo te sirvan y que nos dejes tu comentario sugiriendo otras o contándonos tu experiencia.

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